Aktiebok som mall: därför räcker inte Excel längre

Problemet med mallar

Den vanligaste svenska aktieboken år ett är en Excel-fil sparad på grundarens dator. Året efter, när första nyemissionen är genomförd, har filen tre olika versioner och den senaste har någon skrivit över raden för de gamla aktierna istället för att lägga till en ny. Historiken finns då bara i styrelseprotokollen, och den behöver rekonstrueras manuellt varje gång någon frågar efter den.

Minimikrav för en aktiebok

Oavsett format ska aktieboken innehålla följande enligt 5 kap. 5 § ABL:

• Fullständigt namn och identifieringsnummer (personnummer eller organisationsnummer)
• Postadress
• Antal aktier per aktieslag
• Aktienummer om bolaget använder sådana
• Datum för anteckningen
• Eventuella förbehåll och pantsättningar

När Excel fungerar

Excel räcker om bolaget har ett fåtal ägare, ett aktieslag, inga nya emissioner och ingen planerad exit. Så länge du håller disciplinen att aldrig skriva över tidigare rader och att datera varje ny anteckning fungerar det juridiskt.

När det är dags att digitalisera

Digitalisera aktieboken när något av följande händer:

• Bolaget genomför sin första externa nyemission
• Antalet aktieägare passerar sex eller sju personer
• Bolagsordningen får förbehåll som hembud eller förköp
• Bolaget introducerar ett optionsprogram
• Bolaget diskuterar en försäljning eller kapitalanskaffning