Slutet för aktieboken i Excel

Excel var revolutionerande. Sedan blev det problemet.

När aktiebolagslagen 2005 blev teknik-neutral öppnades dörren för digitala aktieböcker. Excel var det uppenbara valet: alla hade det, alla förstod det, det var gratis. Två decennier senare är det samma Excel-fil som skapar problem i due diligence: filer som skrivits över, versioner som cirkulerar parallellt, kalkyler där historiska rader har raderats för att göra plats för nya.

Vad går sönder i praktiken

Vi har gått igenom ett tiotal DD-processer under 2025. Fyra mönster återkommer.

1. Historik som slutar 2019. Bolaget bytte redovisningskonsult, filen migrerades och de äldsta raderna följde inte med. Ingen märker det förrän en köpare vill se ägarkedjan bakåt.
2. Odaterade rader. När aktier överlåts i januari men bokförs i mars är det oklart vem som ägde vad vid årsskiftet. Skatteverkets K10 blir en kvalificerad gissning.
3. Aktienummer som inte stämmer. Excel-arket sorterar om raderna vid en klickning på fel kolumn. Aktienumren blir slumpmässiga.
4. Två parallella filer. En hos VD, en hos revisorn. De skiljer sig med hundratals aktier.

Vad som ersätter Excel

En digital aktiebok som är byggd för aktiebolagslagen har tre egenskaper som Excel aldrig kan få: transaktioner som inte kan raderas, differentierad åtkomst så aktieägare kan se sitt eget innehav utan att styrelsen delar hela filen, och PDF-export per historiskt datum så köpare får den historik de begär. Det är inte magi, det är bara ordning.